cara mengetik 10 jari buta

Cara Mengetik 10 Jari Tanpa Melihat Keyboard

Mengetik dengan tanpa melihat kearah keyboard adalah tujuan utama dari mengertik 10 jari. Minimalkan mata memandang keyboard sama dengan meminimalkan kepala menunduk berulang kali. Hal ini sekaligus akan berdampak pada kurangnya rasa pegal disekitar leher. Mengetik pun menjadi lebih lancar, fokus dan menyenangkan.

Untuk dapat mengetik 10 jari tanpa melihat keyboard berulang kali, hal yang harus Anda lakukan adalah sebagai berikut :

Menghapal Posisi Keyboard

Metode menghafal posisi keyboard agar lebih memudahkan menghafal, bagi keyboard kedalam beberapa bagian berdasarkan letaknya. 

• Tombol bagian atas, sebutan tombol bagian atas pada keyboard ditujukan pada jajaran sepanjang tombol [tab] hingga tombol [|],[\].
• Tombol pada bagian tengah. Sebutan tombol bagian tengah pada keyboard ditujukan pada jajaran sepanjang tombol [caps lock] hingga [enter].
• Tombol bagian bawah . sebutan tombol bagian bawah pada keyboard ditujukan pada jajaran sepanjang tombol [shift] bagiansebelah kanan hingga [shift] bagian kiri.

Menghapal Posisi Tangan Pada Keyboard

Sebelum menghafalkan posisi jari pada keyboard, Anda juga harus memahami posisi tangan ketika berada diatas keyboard. Dalam metode mengetik 10 jari, kedua tangan memiliki peranan dan “daerah kekuasaan” yang berbeda.

Menghafal Posisi Jari Pada Keyboard

Setelah cukup hafal posisi kedua tangan ketika berada di atas keyboard, lanjutkan dengan menghafal posisi jari pada saat bekerja di atas keyboard. Kesepuluh jari kita miliki tergabung dalam satu sistem, yang dapat membantu kinerja mengetik agar lebih cepat. Tiap-tiap jari tersebut memiliki peranan yang berbeda.

Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah buka kedua telapak tangan Anda. Lihat satu persatu ke sepuluh jari tersebut sambil mengungkap huruf yang akan diketikkan oleh masing-masing jari tersebut. Lakukan itu berulang kali dalam waktu lima menit. Alangkah lebih baik, jika sampai benar-benar hafal.

1. Tangan kiri.

• Jari kelingking: Jari kelingking pada tangan kiri bertugas untuk menekan tombol huruf Q A Z, tombol [shift] bagian kiri dan tombol angka [1].
• Jari manis: Jari manis pada tangan kiri bertugas untuk menekan tombol atau tuts huruf W S X dan tombol angka [2].
• Jari tengah: Jari tengah pada tangan kiri bertugas untuk menekan tombol atau tuts huruf E D C dan tombol angka [3].
• Jari telunjuk: Jaru telunjuk pada tangan kiri bertugas untuk menekan tombol atau tuts huruf R T F V B dan tombol angka [4], [5].
• Ibu jari: Bertugas untuk menekan space bar.

2. Tangan kanan

• Jari kelingking: Jari kelingking pada tangan kanan bertugas untuk menekan tombol huruf [P], tombol angka [0], tombol [;], serta tombol [shift] yang ada pada bagian kanan.
• Jari manis: Jari manis pada tangan kanan bertugas untuk menekan tombol huruf O L, tombol, dan tombol angka [9].
• Jari tengah: Jari tengah pada tangan kanan bertugas untuk menekan tombol huruf I K, tombol , , dan tombol angka [8].
• Jari telunjuk: Jari telunjuk pada tangan kanan bertunangan untuk menekan tombol huruf Y U H J N M, dan menekan tombol angka [6], [7].
• Ibu jari: Sama dengan ibu jari pada tangan kiri, ibu jari pada tangan kanan juga bertugas untuk menekan space bar.

Berikut ini adalah gambar dari kedua tangan beserta peran dari masing-masing jari yang dimiliki:

Meletakkan Jari Pada Awal Posisi Awal yang Benar

Posisi awal yang benar untuk kedua belah tangan Anda adalah menempatkan jari pada posisinya. Jari tangan dan jari kiri sudah harus berada di tempat yang semestinya. Dalam istilah pengetikan, posisi awal seperti ini disebut juga home row atau fingers positions.

• Letakkan empat jari tengah bagian kiri pada tombol A S D F. Jika Anda jeli, Anda akan menemukan benjolan kecil di atas tombol huruf F. Tidak masalah, benjolan itu sengaja diciptakan sebagai penanda batas kekuasaan bagi tangan kiri.
• Letakkan empat jari tangan bagian kanan pada tombol J K L ;. Benjolan pada keyboard bagian kanan ini terdapat pada tombol J. Gunakan benjolan itu juga sebagai wilayah penanda.
• Ibu jari berada tombol space.
• Ketika akan mulai mengetik, pastikan pergelangan tangan dalam keadaan lurus, biarkan jjari sedikit membengkok karena menekan tuts.

Menghafal Dengan Asosiasi

Menghafal satu persatu huruf beserta jari yang digunakan memang tidak mudah. Salah satu cara agar dapat mengetik 10 jari tanpa melihat keyboard adalah menghafal dengan asosiasi. Kaitan pengertian asosiasi dengan cara mengetik 10 jari adalah pembentukkan hubungan atau pertalian. Dalam hal ini jari dengan gagasan, ingatan, atau kegiatan yang dilakukan oleh kelima panca indra, dimana yang dimaksud adalah benda-benda tertentu yang mudah diingat.

Contoh visualisasi yang digunakan antara lain adalah:

• Pengasosiasian huruf Q A Z pada QUARTZ yaitu sejenis kristal yang bisa digunakan pada jam tangan.
• Pengasosiasian huruf W S X pada WESSEXA yaitu nama sebuah kerajaa kuno anglo-saxon di inggris.
• Pengasosiasian huruf E D C pada EDUCATIVE atau bahasa inggris dari pendidikan.

Beberapa Keuntungan Mengetik 10 Jari

Banyak orang yang tidak begitu perlu menguasai teknik mengetik 10 jari. Sebagian masyarakat justru cukup puas karena bisa mengetik dengan 11 jari, sebutan yang digunakan ketika menggunakan dua jari telunjuk saat mengetik. Anggapan yang mengatakan bahwa, mengetik dengan cara cepat tidak hanya dikuasai oleh mereka yang pintar memainkan kesepuluh jarinya dengan benar, juga merupakan hambatan. Mengetik dengan cepat bisa dilakukan karena terbiasa, meskipun itu tidak dilakukan teknik mengetik 10 jari. Setidaknya itulah yang mungkin ada di benak beberapa masyarakat.

Padahal banyak manfaat yang didapat jika menguasai teknik ini. Tentu saja, keutamaan dari mengetik 10 jari adalah penambahan kecepatan efisiensi. Hasil riset bahkan menunjukkan bahwa mengtik 10 jari meningkatkan kecepatan entry data yang sangat tinggi. Membiasakan jari mengetik pada tus sesuai dengan tufasnya juga akan membuat efek menyenangkan tersendiri jika sudah menguasai teknik mengetik 10 jari, Anda tidak perlu terlalu pokus pada layar monitor, mata Anda pun tidak akan cepat lelah.

Berdasaran penelitian beberapa ahli menyebutkan bahwa, orang yang mengetik dengan dua jari telunjuknya (atau bisa disebut pengetik 11 jari) mengetik sebanyak 37 wpm (word per minute atau kata per;menit) untuk ata-kata yang terekam dalam otak, dan 27 wpm. Rata-rata orang yang mengetik dengan 10 jari dapat mengetik hingga kecepatan lebih dari 120 wpm. Berikut keterangan lebih lanjut manfaat yang didapat dengan menguasai teknik mengetik 10 jari.

• Meningkatkan efisiensi: Mengetik 10 jari lebih efisien katena typis menggunakan semua jarinya untuk mengetik. Hal ini tentunya kebih egisien karena ada pembagian tugas untuk semua jari dibandingkan dengan hanya menggunakan beberapa jari saja, waktu yang dibutuhkan untuk typist dengan mengetik 10 jari lebih cepat dibandinng dengan mengetik dua jari (atau 11 jari hehehehe). Artinya, ratusan jam waktu kerja yang berharga dapat terselalamat kan berkat teknik mengetik 10 jari.

• Meningkatkan efektivitas: Mengetik 10 jari lebih efektif karena typist cukup melihat kelayar komputer tanpa perlu melihat keyboard. Dalam hal ini akan sangat terasa manfaatnya ketika membuat dokumen, surat, essay, tulisan ilmiah, presentasi, atau membuat buku. Tanpa melihat keyboard, typist akan lebih fokus terhadap output di layar monitor sehingga akan meningkat kuaitas anda dalam mengetik.

• Mengurangi kelelahan mental: Mengetik 10 jari akan mengurangi kerja otak karena otak tidak perlu mengerjakan dua hal yang berlainan yaitu mencari tuts keyboard dan melihat output. Dengan kemampuan mengetik 10 jari, otak akan lebih fokus pada output. Ketika Anda tengah dikejar waktu, sementara kemampuan mengetik Anda masih tidak terlalu lancar ditambah dengan rasa gugup karene di kejar waktu, hal itu akan membuat mental Anda menjadi sangat lelah. Jika Anda sudah menguasai bagaimana cara mengetik 10 jaridengan benar, beban mental ketika dikejar waktu untuk menyelesaikan pekerjaan tidak akan terasa berat. Anda tidak akan masalah dengan deadline yang biasanya mepet dan mencekik. Mengetik 10 jari pun dapat meringankan beban mental Anda.

Mengurangi kelelahan fisik: Mengetik 10 jari juga akan mengurangi kelelahan fisik karena beban mengetik dibagikan kepada 10 jari. Mengetik 10 jari akan mengurangi setres tubuh. Kecepatan mengetik 10 jari dapat membuat pekerjaan anda menjadi cepat selesai. Pekerjaan yang menumpuk juga akan hilang seketika dari pandangan mata

penggolongan surat

PENGGOLONGAN SURAT

1. Menurut wujud surat

Menurut wujudnya, surat dapat dibedakan atas enam macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa atau bersampul adalah surat yang di tulis di atas kertas yang basiasanya dimasukkan ke dalam sampul kemudian dikirimkan.
2. Memo dan nota adalah surat yang dipakai secara intern dalam suatu organisasi. Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.
3. Kartu pos adalah benda pos berbentuk kartu berukuran 10 X 15 cm atau 15 X 20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
4. Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungna sampul dan kertas surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu orang yang tercantum pada alamat surat.
5. Telegram adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat permasalahan.
6. Surat tanda bukti adalah surat berbetuk formulir yang dipakai sebagai tanda  bukti keabsahan aktivitas antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima kartu kartu identitas, dan sebagainya.

2.   Menurut sifat isi
Menurut sifatnya, surat dibagi ke dalam dua golngan, yaitu sebagai berikut :
1. Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi dapat digolongkan menjadi dua macam, yaitu :
a)    Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan misalnya surat untuk orang tua, keluarga, sahabat dan sebagainya.
b)      Surat pribadi yang bersifat setengah resmi yaitu surat yang dikirim oleh seseorang kepada pejabat suatu organisasi misalnya surat lamaran pekerjaan, surat pernyataan, dan surat izin tidak masuk sekolah atau bekerja.
2. Surat dinas adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya, surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan. Surat dinas digolongkan menjadi dua macam, yaitu sebagai berikut :
a)      Surat dinas pemerintah yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan asdministrasi yang berhubungan dengan masalah pemerintahan, contoh : memo dan nota dinas, surat pengantar, surat keutusan, surat perintah, surat instruksi, surat kuasa, surat edaran, surat perjalanan dinas, dan sebagainya.
b)      Surat dinas swasta yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi swasta yang berhubungan dengan masalah perusahaan, biasanya disebut juga surat niaga. Contoh : surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman baragng surat penundaan pembayaran, surat keberatan.
3.   Menurut keamanan isi
Dilihat dari segi keamanan isinya, surat digolongkan tiga macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.
2. Surat rahasia yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Biasanya pada sampul surat ditandai dengan RHS atau R. Cara pengirimannya menggunakan dua sampul, sampul pertama ditulis RHS atau R kemudian dilak, kemudian dimasukkan ke dalam sampul kedua yaitu sampul surat biasa, tidak diberi tulisan RHS atau R dan tidak dilak.
3. Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan. Surat tersebut tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan, sebab menyangkut keamanan negara. Pada sampul surat ditandai dengan SRHS atau SR. Cara pengirimannya menggunakan tiga sampul. Sampul pertama ditulisi SRHS atau SR kemudian dilak. Sampul yang pertama dimasukkan ke dalam sampul kedua yang ditulisi SRHS atau SR dan dilak. Selanjutnya dimasukkan ke sampul terakhir atau ketigayan gmenggunakan sampul biasa tidak ditulisi SRHS atau SR juga tidak dilak.
4. Menurut proses penyelsaiannya

mengirim surat menghendaki agar surat yang dikiriminya segera memperoleh  tanggapan sesuai kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat di golongkan menjadi tiga macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
2. Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengna segera lebih cepat dair surat biasa.
3. Surat sangat segera adalah surat uang isinya memerlukan tanggapa penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pad akesempatan pertama atua prioritas utama.

5.    Menurut kegiatan
Dari segi kegiatannya, surat dapat dibedakna atas dua macam, yaitu :

1. Surat intern adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri.
2. Surat ekstern adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau isntansi.

6.   Menurut sasaran yang  dituju
Berdasarkan sasaran yang dituju, surat di bedakan atas dua macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang ditujukan kepada seseoran gatau organisasi tertentu.
2. Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada oran gatua organisasi yang jumlahnya tidak terbatas.

7.    Menurut dinas pos
Menurut dinas pos, surat dapat digolongkan menjadi lima macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang dalam pengirimannnya tidak perlu dikirim secepatnya, karena surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan paling dahulu.
2. Surat kilat adalah surat yang harus ditanggapi oleh penerima surat terlebih dahulu, surat ini harus mendapat balasan yang diproses paling dahulu penyelesaiannya.
3. Surat kilat khusus adalah surat yang dikirim lebih dahulu atau mendapat prioritas utama dalam engirimannya, biasanya dibuat resi sebagai tanda bukti.
4. Surat tercatat adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tanda pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.
5. Surat berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannyam seperti sertigikat, akte, surat perjanjian, dan lain-lain.

   PENGGOLONGAN SURAT
6. Menurut wujud surat

Menurut wujudnya, surat dapat dibedakan atas enam macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa atau bersampul adalah surat yang di tulis di atas kertas yang basiasanya dimasukkan ke dalam sampul kemudian dikirimkan.
2. Memo dan nota adalah surat yang dipakai secara intern dalam suatu organisasi. Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.
3. Kartu pos adalah benda pos berbentuk kartu berukuran 10 X 15 cm atau 15 X 20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
4. Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungna sampul dan kertas surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu orang yang tercantum pada alamat surat.
5. Telegram adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat permasalahan.
6. Surat tanda bukti adalah surat berbetuk formulir yang dipakai sebagai tanda  bukti keabsahan aktivitas antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima kartu kartu identitas, dan sebagainya.

2.   Menurut sifat isi
Menurut sifatnya, surat dibagi ke dalam dua golngan, yaitu sebagai berikut :
1. Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi dapat digolongkan menjadi dua macam, yaitu :
a)    Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan misalnya surat untuk orang tua, keluarga, sahabat dan sebagainya.
b)      Surat pribadi yang bersifat setengah resmi yaitu surat yang dikirim oleh seseorang kepada pejabat suatu organisasi misalnya surat lamaran pekerjaan, surat pernyataan, dan surat izin tidak masuk sekolah atau bekerja.
2. Surat dinas adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya, surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan. Surat dinas digolongkan menjadi dua macam, yaitu sebagai berikut :
a)      Surat dinas pemerintah yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan asdministrasi yang berhubungan dengan masalah pemerintahan, contoh : memo dan nota dinas, surat pengantar, surat keutusan, surat perintah, surat instruksi, surat kuasa, surat edaran, surat perjalanan dinas, dan sebagainya.
b)      Surat dinas swasta yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi swasta yang berhubungan dengan masalah perusahaan, biasanya disebut juga surat niaga. Contoh : surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman baragng surat penundaan pembayaran, surat keberatan.
3.   Menurut keamanan isi
Dilihat dari segi keamanan isinya, surat digolongkan tiga macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.
2. Surat rahasia yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Biasanya pada sampul surat ditandai dengan RHS atau R. Cara pengirimannya menggunakan dua sampul, sampul pertama ditulis RHS atau R kemudian dilak, kemudian dimasukkan ke dalam sampul kedua yaitu sampul surat biasa, tidak diberi tulisan RHS atau R dan tidak dilak.
3. Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan. Surat tersebut tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan, sebab menyangkut keamanan negara. Pada sampul surat ditandai dengan SRHS atau SR. Cara pengirimannya menggunakan tiga sampul. Sampul pertama ditulisi SRHS atau SR kemudian dilak. Sampul yang pertama dimasukkan ke dalam sampul kedua yang ditulisi SRHS atau SR dan dilak. Selanjutnya dimasukkan ke sampul terakhir atau ketigayan gmenggunakan sampul biasa tidak ditulisi SRHS atau SR juga tidak dilak.
4. Menurut proses penyelsaiannya

mengirim surat menghendaki agar surat yang dikiriminya segera memperoleh  tanggapan sesuai kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat di golongkan menjadi tiga macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
2. Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengna segera lebih cepat dair surat biasa.
3. Surat sangat segera adalah surat uang isinya memerlukan tanggapa penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pad akesempatan pertama atua prioritas utama.

5.    Menurut kegiatan
Dari segi kegiatannya, surat dapat dibedakna atas dua macam, yaitu :

1. Surat intern adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri.
2. Surat ekstern adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau isntansi.

6.   Menurut sasaran yang  dituju
Berdasarkan sasaran yang dituju, surat di bedakan atas dua macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang ditujukan kepada seseoran gatau organisasi tertentu.
2. Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada oran gatua organisasi yang jumlahnya tidak terbatas.

7.    Menurut dinas pos
Menurut dinas pos, surat dapat digolongkan menjadi lima macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang dalam pengirimannnya tidak perlu dikirim secepatnya, karena surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan paling dahulu.
2. Surat kilat adalah surat yang harus ditanggapi oleh penerima surat terlebih dahulu, surat ini harus mendapat balasan yang diproses paling dahulu penyelesaiannya.
3. Surat kilat khusus adalah surat yang dikirim lebih dahulu atau mendapat prioritas utama dalam engirimannya, biasanya dibuat resi sebagai tanda bukti.
4. Surat tercatat adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tanda pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.
5. Surat berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannyam seperti sertigikat, akte, surat perjanjian, dan lain-lain.

sistem penyimpanan arsip

Dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Yaitu dengan memakai

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)
Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis arsip, atau surat pada suatu organisasi atau perusahaan.Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
Ada 5 macam sistem pengarsipan.
A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa :
– Nama orang
– Nama perusahaan / organisasi
– Nama tempat / daerah
– Nama benda / barang
– Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)
Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.
Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.
Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.
Ada dua macam petunjuk silang.
a. Petunjuk silang langsung
Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.
b. Petunjuk silang tak langsung
Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :
– Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
– Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
– Menetapkan caption atau judul surat
– Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
– Membuat petunjuk silang
– Memberi kode surat
– Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
– Menyusun menurut susunan abjad.
– Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah
– Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
– Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
– Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.
B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.
1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
2. Perlengkapan menyimpan surat
– Filling Cabinet
– Guide
– Folder
– Kartu kendali
3. Pemberian kode surat
4. Penyimpanan surat, dengan cara
– Membaca surat untuk mengetahui isi surat
– Memberi kode surat
– Mencatat surat dalam kartu kendali
5. Menyimpan kartu kendali.
C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
a. Perlengkapan yang diperlukan adalah
– Filling cabinet
– Guide
– Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
c. Kartu kendali
Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu
– Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
– Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama
– Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.
Guna daftar klasifikasi adalah
– Sebagai pedoman pemberian kode surat
– Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
– Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
– Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
– Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
Cara penyimpanan surat
– Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
– Memberi kode surat
– Mencatat surat kedalam kartu kendali
– Mencatat surat pada kartu indeks
– Menyimpan surat
– Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan
– Menyimpan kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah
– Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)
– Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
– Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide
b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder
– Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle Digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.
Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)
Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
D. Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
– Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.
– Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali
– Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.
E. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
Yang diperlukan untuk sistem ini adalah
– Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.
– Pembagian sistem tanggal
a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
– Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
a. Laci menggambarkan tahun
b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal
– Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c. Menyimpan surat.

cara mengoperasikan peralatan dan perabotan kantor

             PENGGUNAAN MESIN-MESIN KOMUNIKASI

 A.    PENGGUNAAN INTERKOM/AIPHONE

1.      Pengertian intercom/aiphone

Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam.

2.      Fungsi intercom

Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai:

a.       Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya

b.      Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor

c.       Menghindari mondar-mandirnya para pegawai

d.      Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor sendiri, sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai

Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai:

a.       Sebagai media informasi

b.      Sebagai media pengetahuan

c.       Sebagai media hiburan

3.      Cara mengoperasikannya

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

a.       Intercom yang digunakan di kantor-kantor

1)      Angkat gagang telepon

2)      Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud

3)      Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut

4)      Lakukan pembicaraan

b.      Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas)

1)      Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat

2)      Pilih atau cari saluran yang kita tuju

3)      Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju

B.     PENGGUNAAN TELEPON

1.      Pengertian telepon

Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

2.      Macam-macam pesawat telepon

A.    Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah

B.     PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator

C.     PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator

3.      Cara penggunaan telepon

a.       Penggunaan telepon untuk percakapan local

b.      Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international

C.     PENGGUNAAN HANDPHONE

1.      Pengertian handphone

Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi lisan maupun tulisan.

2.      Macam-macam merk handphone

a.       Sony ericsson

b.      Nokia

c.       Motorola

d.      Samsung

e.       LG

3.      Cara menggunakan handphone

a.       Cara mengirim berita

1)      Tekan tombol yang dituju

2)      Mulailah pembicaraan

3)      Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No

b.      Cara menerima berita

1)      Tekan tombol yes

2)      Dengarkan pembicaraan

3)      Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai

4.      Cara pengisian pulsa

Secara umum pengisian pulsa dapat dilakukan:

a.       Dengan menggunakan kartu ada kartu prabayar dan pasca bayar

b.      Dengan electronic

D.    PENGGUNAAN SWITCHBOARD

1.      Pengertian switchboard

Adalah suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat yang satu ke tempat yang lain.

2.      Macam-macam switchboard

a.       Switchboard dengan system telepon kunci

b.      Switchboard dengan system perburuan

3.      Keuntungan dan kelemahan switchboard

a.       Keuntungannya

1)      Memperluas saluran komunikasi di lingkungan sendiri

2)      Menghemat waktu, tenaga dan biaya

3)      Dapat berhubungan dengan pihak luar

b.      Kelemahannya

1)      Setiap akan melalukan pembicaraan harus selalu melalui operator

2)      Jika menggunakan key system harus mengetahui seluruh nomor telepon yang ada pada perusahaan tersebut

E.     PENGGUNAAN PENJAWAB TELEPON

1.      Pengertian penjawab telepon

Adalah suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan yang masuk. Fungsinya adalah untuk mengatakan kesibukan seorang pimpinan sehingga pekerjaan tetap dapat dilakukan secara efektif dan efisien

2.      Keuntungan dan kelemahan mesin penjawab telepon

a.       Keuntungannya

1)      Dapat merekam atau menjawab setiap pembicaraan dari luar

2)      Dapat merekam dari dua arah

3)      Orang lain dapat mendengarkan hasil pembicaraan

4)      Dapat memanggil di mana saja kita berada

b.      Kelemahannya

Yaitu terletak pada kemampuannya dalam merekam hanya 5 menit sekali.

F.      PENGGUNAAN TELEX

1.      Pengertian telex

Adalah suatu alat pengirim berita jarak jaug atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk menyampaikan berita-berita dari satu ke tempat yang lain, baik dalam maupun luar negeri.

2.      Bagian-bagian dan fungsi telex

a.       Rol kertas yang berfungsi untuk mengetik naskah yang akan dikirim.

b.      Papan tuts yaitu tempat tuts-tuts mesin itu disusun.

c.       Rol pita kertas berfungsi untuk merekam hasil ketikan dari berita yang telah ditentukan

3.      Cara menggunakan telex

a.       Kegiatan merekam

1)      Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan

2)      Ketik naskah yang akan dikirim

3)      Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara:

-          Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas pada pita kertas rekaman yang tidak berlubang.

-          Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita rekaman disobek

b.      Kegiatan mengirim

1)      Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat pengirim

2)      dDikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang berkode “0”

3)      Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim

4)      Setelah menyahut, kemudian tekan tombol new line key dua kali

5)      Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai

G.    PENGGUNAAN FAKSIMILE

1.      Pengertian facsimile

Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.

2.      Fungsi facsimile

a.       Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan

b.      Untuk menerima informasi dari berbagai tempat

c.       Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat difungsikan untuk:

1)      Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar

2)      Mencetak sampai beberapa lembar kopi

3)      Menyimpan berbagai alamat

3.      Keuntungan facsimile

a.       Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas

b.      Waktu yang lebih cepat

c.       Data yang akurat

d.      Hemat tenaga dan biaya

e.       Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya

4.      Cara pengoperasian facsimile

a.       Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah

b.      Siapkan nomor jaksimile yang akan dituju

c.       Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan

d.      Tekan tombol YES

e.       Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board

f.       Lalukan pengkopian

H.    PENGGUNAAN MESIN DIKTE

1.      Pengertian mesin dikte

Dalam kamus administrasi perkantoran diartikan bahwa mesin dikte merupakan mesin kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat kata demi kata dari dikte yang dilakukan secara lambat-lambat, sehingga dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai.

2.      Fungsi mesin dikte

a.       Untuk mencatat atau merekam hal-hal yang berkenaan dengan penugasan yang diberikan pimpinan kepada bawahan

b.      Untuk mendiktekan surat-surat dengan cepat yang dilakukan oleh seorang pegawai

3.      Cara menggunakannya

a.       Untuk printer

1)      Tekan tombol power

2)      Tekan tombol printer

b.      Untuk facsimile

1)      Tekan tombol power

2)      Tekan nomor facsimile yang dituju

3)      Tunggu jawaban

c.       Untuk scanner

1)      Tekan tombol power

2)      Tekan perintah scanner

PENGGUNAAN MESIN MICROFILM, TRANSPARANCY MAKER, DAN OHP

A.    PENGGUNAAN MESIN MIKROFILM

1.      Pengertian mesin microfilm

Menurut ensiklopedi administrative diartikan microfilm yaitu film berukuran 8 atau 16 milimeter yang dipergunakan untuk mengawetkan warkat-warkat yan pada akhirnya akan rusak apabila disimpan terlalu lama apalagi di bawah udara yang berubah-ubah.

2.      Bentuk-bentuk microfilm

a.       Microfilm roll

1)      Roll film ukuran 16 mm x 100 feet

2)      Roll film ukuran 35 mm x 100 feet

b.      Microfilm jaket

Berupa strip film yang berisi 12 frame yang dimasukkan ke dalam kantong plastic ukuran 4 x 6 inci yang dapat memuat 5 jalur atau 12 x 5 = 60 arsip.

c.       Microfiche

1)      Microfiche yang dibuat langsung dengan microfiche camera processor

2)      Microfiche yang dibuat secara tidak langsung yaitu dengan menduplikasikan microfilm jaket menjadi mikrifiche memakai peralatan microfilm duplicator

d.      Microfilm aparatur card

Berbentuk lembaran film yang berukuran 35 mm.

e.       Microfilm cartridge

Bentuknya seperti roll film tetapi berada dalam kotak dengan film berukuran 16 mm x 100 feet.

3.      Macam-macam peralatan microfilm

a.       Camera berfungsi untuk memotret atau mengambil gambar arsip pada suatu film

b.      Prodessor berfungsi untuk memproses atau mencuci film-film yang sudah berisi arsip sebagai hasil kerjaan kamera

c.       Duplicator berfungsi untuk mengadakan atau membuat kopi film

d.      Reader berfungsi untuk membaca microfilm melalui layar monitor seperti layar televise

e.       Reader printer, tidak saja dipakai sebagai alat baca tetapi juga untuk mencetek kembali microfilm yang dibaca ke dalam bentuk kertas dengan berbagai ukuran

B.     PENGGUNAAN TRANSPARANCY MAKER

Transparancy ada dua jenis yaitu:

1.      Intra red dengan ciri-ciri:

a.       Salah satu sudutnya terpotong

b.      Warna transparansi tidak bening (agak buram)

c.       Tulisan atau gambar tidak dapat dihapus

d.      Harus menggunakan alat transparancy maker waktu menulis atau menggambar

2.      Write on dengan ciri-ciri:

a.       Transparansi warnanya bersih atau bening

b.      Lembar transparansi bisa langsung ditulisi

c.       Dapat dihapus

Cara menggunakan transparency maker adalah:

1.      Tulis atau ketik materi yang akan dipresentasikan di atas kertas HVS ukuran kuarto, dengan batas luar 2 cm dari atas dan bawah, kanan dan kiri

2.      Kemudian kertas difotokopi dengan mesin fotokopi Xerox atau merk lainnya

3.      Letakkan hasil fotokopi di atas lembar transparansi dan yang terpotong sudutnya diletakkan di kanan atas

4.      Atur tombol menurut terang/gelap, hasil yang diinginkan

5.      Tempatkan materi/bahan  di tengah mesin dan masukkan dengan sedikit didorong ke dalam

C.     PENGGUNAAN OHP (OVERHEAD PROJEKTOR)

Keunggulan OHP antara lain:

1.      Gambar atau tulisan dapat diperbesar dengan perbandingan 1,5 sampai 2 kali dari aslinya

2.      Terdapat tombol pengatur focus pencahayaan

3.      Refleksi lensa dapat diatur

4.      Bila lampu mati, ada lampu cadangan yang secara otomatis dapat menyala

Di samping itu OHP juga memiliki keuntungan yaitu:

1.      Mudah penggunaannya

2.      Dapat menjelaskan sesuatu sambil bertatap muka dengan hadirin atau peserta

3.      Menghemat waktu

4.      Tidak perlu dipadamkan ketika pembicara memberikan penjelasan sehingga peserrta mudah melakukan pencatatan

MATERI 2

PENGGUNAAN MESIN-MESIN PENGGANDAAN

KOMPETENSI DASAR 2

Mengoperasikan Peralatan

INDIKATOR PEMBELAJARAN

1. Peralatan dipergunakan sesuai prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan 

2.Kerusakan diidentifikasi se-cara benar dan mengambil tindakan perbaikan sesuai instruksi penggunaan 

A.    PENGGUNAAN MESIN STENSIL

1.      Mesin stensil manual

Memiliki ciri-ciri yaitu:

a.       Digerakkan dengan tenaga manusia

b.      Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis

c.       Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna

d.      Sheer yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter sebagai sheet master

e.       Ukuran kertas maksimum ialah folio (8,5 inci x 13 inci)

2.      Mesin stensil listrik

Keuntungan mesin stensil listrik jika dibandingkan dengan mesin stensil manual adalah:

a.       Hasil penggandaan tampak lebih bagus

b.      Pengoperasian mesin lebih mudah

c.       Tinta yang diperlukan lebih irit

d.      Tenaga yang diperlukan lebih ringan

B.     PENGGUNAAN MESIN PEREKAM STENSIL SHEET ATAU SCANNER

1.      Bagian-bagian mesin scanner

Di bawah ini merupakan bagian-bagian mesin scanner dengan merk Gestetner tipe 455

a.       Rol pemasang sheet

b.      Rol pemasang warkat yang akan disalin

c.       Jarum scanner atau jarum percikan api

d.      Tempat memasang jarum

e.       Tombol untuk menghidupkan mesin (ON)

f.       Tombol untuk mematikan mesin (OFF)

g.      Tombol pengatur panasnya sinar

h.      Tombol pengatur ketajaman hasil tulisan yang terdiri atas enam angka yaitu 0-5.

i.        Tombol pengatur pemutar warkat

2.      Cara kerja mesin scanner

Bahan gandaan yang asli dan gandaan induk dipasang pada silinder mesin scanner yang asli di sebelah kiri dan stensilnya di sebelah kanan. Warkat berputar dan disoroti dengan sinar listrik  yang terus tembus  pada lembaran induk. Alat peraba di sebelah kiri meraba bahan gandaan sebelah kanan dan pada saat yang sama pula sebuah stylus  memindahkan gandaan pada lembaran induk stensil berupa lubang-lubang yang sama dengan huruf dan tanda pada naskah asli. Huruf-huruf pada warkat itu lebih banyak menyerap panas dan akan menimbulkan salinan-salinan sesuai dengan tulisan aslinya.

C.     PENGGUNAAN MESIN SPIRIT DUPLICATOR

Mesin ini dapat memperbanyak warkat dalam jumlah yang banyak sesuai dengan kebutuhan yang dibutuhkan.

Langkah-langkah operasional:

1.      Pasanglah lembaran induk pada silinder mesin. Rekam karbon yang terbalik (negative) berada di luar

2.      Angkat tempat cairan dan balikkanlah pada tempatnya

3.      Putarlah silinder berulang-ulang untuk membasahi master copynya

4.      Masukanlah kertas pada tempatnya di bagian belakang

5.      Buatlah kopi sebagai percobaan

6.      Atur letak kertas dengan tepat

7.      Putarlah sekian kali menurut kebutuhan

8.      Setelah selesai memutar lepaskanlah master copynya

9.      Tutuplah mesin dengan rapi

D.    PENGGUNAAN MESIN FOTO KOPI

Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. Sebab, dalam mesin fotokopi terdapat system zoom, system reduction, system fullsize, dan system document feeder

a.       System zoom

Adalah system fotokopi yang dapat memperbesar hasil kopi dari aslinya

b.      System reduction

Adalah system fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya

c.       System fullsize

Adalah system fotokopi yang hasil kopinya sesuai atau sama dengan aslinya

d.      System document feeder

Adalah system fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotokopi dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman

E.     FRIPORT ATAU RISOGRAPH

Keunggulannya yaitu:

1.      Berkemampuan sampai 120 lembar per menit

2.      Dapat mengkopi dengan menggunakan kertas tipis (46 gram) hingga kertas tebal (210 gram) dengan menggunakan master khusus yang dibuat pada mesin itu juga secara elektronik

3.      Dapat memperbesar atau memperkecil, menggabung dua original dan tintanya dapat diganti warna menurut selera

4.      Efisien untuk mengganda dalam jumlah besar dan tenaga listrik yang diperlukan kurang dari 500 watt

F.      TERMOCOPIER

Juga disebut thermoflax. Berguna untuk:

1.      Membuat master spirit duplicator menggunakan thermo master unit

2.      Membuat transparency film untuk OHP menggunakan infrared transparency film

3.      Melaminasi dokumen dengan menggunakan laminating film

G.    OFFSET

Macam-macam mesin offset:

a.       Offset kecil

b.      Offset sedang

c.       Offset besar

MATERI 3

MEMELIHARA PERALATAN KANTOR

KOMPETENSI DASAR 3

Memelihara Peralatan

INDIKATOR PEMBELAJARAN

1.Peralatan atau sumber daya dipelihara sesuai instruksi penggunaan

2. Pemeliharaan dilakukan agar peralatan memenuhi persyaratan dari pabrik

3. Pencatatan pemeliharaan di-lakukan sesuai instruksi penggunaan

4.Peralatan dan sumber daya disimpan sesuai instruksi penggunaan 

 

      A.    KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA

Pengertian keselamatan dan kesehatan kerja adalah aturan-aturan yang berkaitan dengan keselamatan dan kesehatan kerja yang ditujukan untuk mencegah dan melindungi tenaga kerja dari risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja.

B.     FACTOR PENYEBAB DAN AKIBAT KECELAKAAN KERJA

Kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat terjadi pada saat seseorang mengoperasikan alat kerja atau alat produksi antara lain sebagai berikut:

1.      Pekerja yang bersangkutan belum terampil atau belum mengetahui cara menggunakan alat-alat tersebut

2.      Pekerja tidak hati-hati, lalai, dalam kondisi terlalu lelah atau dalam keadaan sakit

3.      Tidak tersedia alat-alat pengaman

4.      Alat kerja atau alat produksi yang digunakan dalam keadaan tidak baik atau tidak layak pakai

Bencana kecelakaan kerja tersebut dapat menimbulkan korban dan kerugian dalam bentuk:

1.      Pekerja atau  orang lain meninggal atau luka

2.      Alat produksi rusak

3.      Bahan baku dan bahan produksi lainnya rusak

4.      Bangunan terbakar atau roboh

5.      Proses produksi terhenti atau terganggu

C.     RUANG LINGKUP DAN TUJUAN K3

Berdasarkan ketentuan pasal 2 Undang-undang Nomor 1 Tahun 1970 bahwa yang diatur dalam Undang-undang nomor 1 Tahun 1970 ialah keselamatan kerja dalam segala tempat kerja baik di darat, di dalam tanah, di permukaan air, di dalam air maupun di udara yang berada di dalam wilayah kekuasaan hukum Republic Indonesia.

Tujuan dan sasaran Undang-undang Nomor 1 Tahun 1970 tentang keselamatan kerja antara lain:

1.      Agar tenaga kerja dan setiap orang lainnya yang berada dalam tempat kerja selalu dalam keadaan selamat dan sehat

2.      Agar sumber-sumber produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien

3.      Agar proses produksi dapat berjalan secara lancer tanpa hambatan apapun

D.    MENJAGA K3 ALAT KERJA

Penggunaan alat kerja harus selalu memperhatikan beberapa hal antara lain sebagai berikut:

1.      Penggunaan alat harus sesuai dengan pletunjuk penggunaanya

2.      Alat-alat kerja dipakai sesuai dengan peruntukannya

3.      Penggunaan alat harus disesuaikan dengan kemampuan atau daya kerja alat tersebut.

4.      Setiap pegawai yang akan mempergunakan alat-alat telah memiliki keahlian dan terampil dalam menggunakan alat tersebut

5.      Setiap pegawai telah mengerahui kelebihan klelemahan dan bahaya yang mungkin timbul sebagai akibat dasri alat kerja yang dipakai

6.      Agar alat kerja selalu dalam keadaan baik dan saat dipakai dapat bekerja dengan baik maka selalu memerlukan pemeliharaan dan perawatan secara rutin.

7.      Pada waktu tertentu alat-alat perlu diservis, direparasi dasn diganti komponen-komponennya yang sekiranya perlu segera diperbaharui

E.     LANGKAH-LANGKAH PERAWATAN UMUM MESIN TIK/ALAT KANTOR

1.      Pemeliharaan dan perawatan barang

Manfaatnya yaitu:

a.       Barang-barang akan terpeliharaw dengan baik sehingga jarang terjadi kerusakan

b.      Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat

c.       Menghindari kehilangan karena terkontrol terus

d.      Menghindari penyimpanan yang tidak teratur

e.       Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik

2.      Macam-macam pemeliharaan atau perawatan barang

a.       Menurut kurun waktu

1)      Pemeliharaan sehari-hari

2)      Pemeliharaan berkala

b.      Menurut jenis barang

1)      Barang bergerak

2)      Barang tidak bergerak

3.      Cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor

a.       Selalu membersihkan barang secara teratur

b.      Selalu memperbaiki barang yang rusak

c.       Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing

d.      Selalu menyimpan kembali barawng yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan gaik dan benar

e.       Selalu mengoperasikan atau menggunakan barang kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaiannya

4.      Pemeliharaan mesin-mesin kantor

Pengurusan pemeliharaannya daplat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut:

a.       Kontrak pemeliharaan

b.      Servis perorangan

c.       Servis kantor (company operated service)

5.      Langkah-langkah perawatan mesin kantor

a.       Mesin tik manual

1)      Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan kain lap yang halus

2)      Bersihkan jari-jari tuts dengan mempergunakan sikat yang halus

3)      Periksa semua kunci apakah semua dalam keadaan normal

4)      Bersihkan penggulung kertas dengan membuka penutup silinder

5)      Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan menggunakan minyak mesin tik

6)      Periksa pita mesin tik aopakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai

7)      Apabila mempergunakan cairan penghapus, mulailah mengetik lagi aplabila penghapus itu benar-benar telah mongering

b.      Mesin tik listrik

1)      Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik

2)      Periksa lebih dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan normal

3)      Sebelum mulai mengetik bebaskan dahulu semua kunci

4)      Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah lembaran kertas yang akan diketik

5)      Tenaga yang diperlukan disesuaikan dengan alilran listrik rumah atau kantor

6)      Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak

7)      Tutuplah mesin menggunakan penutup mesin

c.       Mesin pelubang kertas

1)      Bersihkan pelubang itu setiap saat

2)      Pakailah sedikit minyak pada tempat-tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau pelubang dapat lancar bergerak

3)      Bukalah penutup pelubang kertas yang ada di bawah apabila potongan kertas yang ada di dalamnya sudah penuh

4)      Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan mesin pelubang kertas tersebut

d.      Mesin penomor

1)      Bersihkan bak tinta

2)      Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak

3)      Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus

4)      Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap pbersih sehingga apabila digunakan tidak mengotori kertas

e.       Mesin penjepret kertas

1)      Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur dasn perut kawat jepret

2)      Apabila dipandang perlu, olesi dengan sedikit minyak plada as penjepret kertas

3)      Pakailah untuk menjepret waekat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut

f.       Mesin pemotong kertas

1)      Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat

2)      Minyakilah mesin pada tempat tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan

3)      Pergunakan mesin sesuai dengan kemampuannya

g.      Mesin stensil manual

1)      Bersihkan body mesin dengan menggunakan lap yang bersih

2)      Bersihkan baki kertas dan baki penadah

3)      Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa-sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir sebelah kanan dan kirpi

4)      Bersihkan semua kotoran yang melekat plada bagian mesis setelah penyetensilan

h.      Mesin stensil listrik

1)      Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan lap yang bersih

2)      Bersihkan baki kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang menempel

3)      Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi mesin dalam posisi off

4)      Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin

5)      Pada tempat-tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang lunak

6)      Tutuplah mesin setelah selesai menyetensil

F.      LANGKAH-LANGKAH MEREPLACE/REFILL SPAREPART/SUPPLIES BERDASARKAN MANUAL BOOK

1.      Langkah-langkah replacement/perbaikan

a.       Buatlah jadwal rutin kegiatan perbaikan

b.      Catatlah alat-alat dan mesin kantor yang akan diperbaiki kemudian tandailah atau pisahkan dengan alat yang tidak akan diperbaiki

c.       Tentukan bagian-bagian apa saja yang akan diperbaiki atau yang harus diganti

d.      Prediksi jumlah biaya yang akan dikeluarkan untuk rencana perbaikan

e.       Tentukan siapa yang akan menjadi pelaksana perbaikan

f.       Pastikan alat-alat dan mesin kantor yang diperbaiki selalu mendapatkan garansi jika pelaksana perbaikan diserahkan ke pihak lain

2.      Langkah-langkah mengganti suku cadang/refill sparepart

Yang perlu diperhatikan adalah:

a.       Bagian-bagian suku cadang yang akan diganti harus memenuhi persyaratan teknis sesuai dengan yang tertuang dalam buku petunjuk dari merek dan jenis barang yang akan diperbaiki

b.      Suku cadang baru harus sesuai dengan kondisi suku cadang yang diganti

c.       Pada saat mengganti komponen suku cadang haruslah tepat, baik cara pemasangannya maupun letak dan posisi alat sehingga tidask menyebabkan alat menjadi kurang berfungsi dengan sempurna bahkan menjadi tidak berfungsi

d.      Pemasangan suku cadang dari alat yang diganti haruslah dilakukan oleh ahlinya dan memiliki kemampuan teknis

e.       Suku cadang baru harus memenuhi kualifikasi standar dari pabrik sehingga dapat memenuhi syarat-syarat dari segi kualitas, kemampuan, daya kerja, kapasitas dan sebagainya

f.       Penggantian suku cadang dan persediaannya selalu dibeli dan diperoleh dari agen resmi dari jenis dan merek barang yang dipakai